S’organiser au travail entrepreneure

Lorsqu’on saute dans le grand bain de l’entrepreneuriat, on n’imagine pas toujours la difficulté que c’est d’être organisée lorsque l’on est entrepreneuse. Entre la charge mentale de gérer seule une entreprise, et la limite entre vie professionnelle et vie personnelle qui est parfois un peu floue on peut rapidement courir après son temps.

Pourtant, si vous avez décidé de vous lancer à votre compte, c’est avant tout pour vivre la vie de vos rêves. Et pas sûre que celle-ci ressemble à des journées de 12 h derrière son ordinateur à essayer de se souvenir de toutes les tâches à faire et à soupirer que vous n’avez seulement 24 h.

Heureusement, il existe des méthodes simples pour travailler efficacement et réduire sa charge mentale sans se disperser.

Pour autant, on ne vous les présente pas avec l’optique que “le temps, c’est de l’argent”. L’ambition n’est pas de vous rendre toujours plus productive mais de vous permettre de reprendre le temps et d’en faire ce que vous souhaitez.

Comment se libérer du temps et revoir ses priorités ? Comment organiser efficacement son emploi du temps quand on est freelance ? Quelle organisation personnelle mettre en place pour être plus efficace ?

Voici les 5 étapes primordiales pour y arriver :

1. Savoir où vous allez
2. Prioriser ses tâches
3. Gérer son temps
4. Automatiser et déléguer certaines tâches
5. Questionner la notion de productivité

La vision. C’est ce qui va vous permettre de faire tourner votre entreprise, mais surtout de savoir où vous souhaitez aller et pour quelles raisons. Il ne s’agit pas seulement de connaître la vie que vous avez envie de vivre dans 3 ans ou 5 ans.

Posez-vous ces questions :

• pour quoi avez-vous envie d’être reconnue ?
• quel est votre élément de différenciation ?
• qu’est-ce qui vous anime au plus profond de vous, est-ce sur ces compétences que vous souhaitez capitaliser ?
• quelles sont vos 3 ou 4 offres principales ?

Une mauvaise organisation et un éparpillement peuvent provenir d’une vision pas assez définie ou pas assez motivante à vos yeux.

De même, il faut définir des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) qui vont vous permettre de créer une feuille de route pour l’année en cours.

Et puis n’oubliez pas : les choses prennent du temps.

On a tendance à rapidement l’oublier puisque les réseaux sociaux montrent le contraire, mais faire 10 000 € mensuels, lancer un podcast, être sur tous les canaux d’acquisition, vendre des produits digitaux pour sortir de la prestation de services ne se fait pas en un an ou deux ans.

Vous savez où vous allez, maintenant il est temps de vider son cerveau. Prenez une feuille ou utilisez un outil informatique et notez tout ce qui vous vient en tête.

Mettre toutes vos tâches à plat va vous permettre d’y voir un peu plus clair et de faire baisser votre stress.

Et lorsque vous travaillez, garder un post-it à côté de vous et notez y vos différentes idées qui pourraient arriver à n’importe quel moment. Ça évite de couper votre concentration.

Il faut ensuite réussir à prioriser ses tâches pour gérer au mieux son organisation. Pour cela, utilisez la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser.

Elle découpe la priorité des choses en 4 piliers :

• ce qui est urgent mais non important doit être délégué ;
• ce qui est non urgent et non important peut être supprimé ;
• ce qui est urgent et important doit être fait : ce sont là que se nichent les “vraies” urgences ;
• ce qui est non urgent mais important doit être planifié.

N’oubliez pas que l’organisation passe par ’anticipation. Pour cela, essayez de vous garder 30 minutes le vendredi ou le dimanche soir pour prendre le temps de planifier votre prochaine semaine.

Quels sont vos rendez-vous personnels, professionnels ? Les missions clients à terminer, celles à commencer ? Consacrez votre temps aux tâches qui font tourner votre entreprise.

Ce qui n’est pas planifié n’existe tout simplement pas. Mais ne tombez pas dans le pendant inverse où chaque minute est calculée. Laissez-vous du temps de battement pour gérer les imprévus comme les enfants malades lorsque l’on est mompreneuse, les coups de mou ou les tâches qui prennent plus de temps que prévu.

Quelques choses à faire pour mieux prioriser ses tâches et avoir une bonne gestion des priorités :

• faire les tâches urgentes et conséquentes quand on est le plus concentrée et laissez les petites tâches administratives pour un autre moment ;
• vérifier et répondre à ses e-mails seulement deux fois par jour à des plages dédiées pour éviter les interruptions ;
• couper toutes ses notifications et mettre des bloqueurs de site pour éviter les distractions et de traîner sur les réseaux.

Voici quelques idées d’outils pour vous aider à mieux gérer votre planning :

• le planning KANBAN ;
• le planning GANTT ;
• le bullet journal ;
• le principe de loi de Pareto ;
• un calendrier en ligne tel que Google Calendar ou un agenda papier.

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Votre vision est claire, vos tâches sont priorisées. Le temps, que l’on soit entrepreneuse ou non, est précieux. Et pour éviter de perdre du temps sur certaines choses qui ne font pas avancer votre business, il est important de le tracker.

Suivre son temps permet de voir :

• les endroits où l’on en perd le plus ;
• les moments où les sessions de deepwork sont le plus efficaces ;
• si les tarifs de vos missions vous conviennent ;
• si le temps imaginé est vraiment celui utilisé pour effectuer le travail.

Sans tomber dans la psychose, c’est également intéressant de tracker son temps sur une semaine, même les choses qui entrent dans la sphère personnelle et se passent sur son temps-libre. Cela permet ensuite de mettre en place des routines, de couper certains rituels qui peuvent être de vrais voleurs de temps comme scroller 30 minutes aux toilettes.

Surtout, ne culpabilisez pas, plusieurs études sont unanimes sur une question : difficile de travailler plus de 5 heures par jour en mode focus. Pas besoin de faire 50 heures par semaine pour réussir à avoir une entreprise pérenne et être efficace au travail.

Quelques conseils pour optimiser sa gestion du temps :

• batchez vos différentes tâches sur des créneaux définis : faites tout votre contenu du mois sur une journée par exemple.
• trackez votre temps avec des outils comme Toogle ou Clockify.
• suivez votre chronotype pour avoir une bonne gestion de votre travail et le faire quand vous êtes concentrée et motivée ;
• ne soyez pas tout le temps disponible pour les différentes sollicitations, définissez des créneaux dédiés pour être plus performante.

Quand on souhaite gagner du temps en tant qu’entrepreneuse, on pense souvent à l’automatisation ou la délégation de certaines tâches. À un moment donné, cela devient essentiel. Mais il ne faut pas sauter les étapes.

Pour que cela vous fasse vraiment gagner du temps et de la sérénité, il faut avoir mis certaines choses en place avant :

• une vision claire (oui, encore) ;
• un budget pour déléguer et une description précise quant à ses attentes et ses besoins ;
• des processus clairs, simples et précis concernant les actions mises en place régulièrement.

Parfois les automatisations peuvent être minimes mais faire gagner vraiment beaucoup de temps sur une journée de travail.

Vous pouvez par exemple automatiser :

• votre prise de rendez-vous avec un outil comme Calendly ;
• certaines réponses aux e-mails, notamment pour informer de vos vacances ou votre absence ;
• l’envoi de votre newsletter ou la publication de vos posts sur les réseaux avec Buffer ou Creator Studio pour Instagram.

Les automatisations à mettre en place dépendent vraiment de votre secteur d’activité, de votre charge mentale et de vos connaissances techniques. En plus de vous faire gagner du temps et donc d’avoir une meilleure organisation au travail, vous pourrez offrir une meilleure expérience client et augmenter la qualité de vos services.

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5. Être réaliste sur la productivité : est-ce vraiment enviable ?

“Le temps, c’est de l’argent”. Peut-être que vous souhaitez mieux vous organiser en tant que freelance parce que vous avez l’impression de perdre du chiffre d’affaires à vous éparpiller partout. Et c’est compréhensible.

Mais chez Sorority Club on estime surtout que le temps, c’est du temps pour faire ce que l’on veut. Accoler une notion financière au temps renforce la conception capitaliste qu’il faut travailler sans cesse pour être valorisée. Votre entreprise doit être à votre service et non l’inverse.

Si vous vous êtes lancée à votre compte, c’est sans doute pour faire ce que vous souhaitez de votre temps. Et non pour culpabiliser parce que vous avez l’impression de ne jamais en faire assez.

Ce n’est pas pour rien si la notion de slowpreneuriat voit de plus en plus le jour. Elle témoigne d’une réelle volonté de travailler moins pour profiter des joies du quotidien et de la vie sans faire passer son travail en premier. Maîtriser son temps permet de vraiment réussir à gérer les imprévus et ne plus le perdre dans des choses chronophages.

Pour cela, il faut revenir à l’essentiel, adopter de bonnes habitudes de planification et avoir un espace de travail positif. Cela se fait avec une vision très bien définie et des objectifs atteignables qui construisent une feuille de route tenable.

Si ces questions vous intéressent, voici quelques ressources sur l’organisation et la productivité :

• La semaine de 4 heures, Timothy Feriss
• En finir avec la productivité, critique féministe d’une notion phare de l’économie et du travail, Laetitia Vitaud.
• The one thing, Gary Keller et Jay Papasan.

Surtout, n’oubliez pas que vous avez le droit de vous affirmer et de dire non à toutes les tâches qui ne rentrent pas dans vos objectifs ou votre vision.

Et puis, autre chose importante, votre cycle n’est pas à oublier. Il vous fait traverser différentes phases au fil des jours qui vont impacter votre motivation, votre concentration…